비즈니스 이메일은 단순한 전달 수단이 아닙니다. 특히 외국인 클라이언트와의 소통에서는 문장 하나, 단어 하나가 관계의 온도를 결정짓습니다. 많은 한국 직장인들이 이메일을 영어로 쓸 때, 정중하다고 생각해 쓴 표현이 실제로는 딱딱하거나 강압적으로 받아들여지는 경우가 많습니다. 이 글에서는 외국인 클라이언트들이 실제로 오해했던 한국식 이메일 표현을 중심으로, 그에 대한 자연스러운 대체 문장과 수정 방법을 소개합니다.
1. “Please check and reply ASAP.”가 남긴 딱딱한 인상
한국식 이메일에서 자주 보이는 문장입니다. 정중하게 빠르게 확인해달라는 의도지만, 원어민 입장에서는 이 표현이 명령조처럼 들릴 수 있습니다.
특히 ASAP는 급박함을 전달할 수 있지만, 지속적인 관계가 필요한 클라이언트 커뮤니케이션에서는 ‘압박’처럼 느껴지기 쉽습니다.
대체 표현:
- “Would you mind checking this when you have a moment?” - “Appreciate it if you could take a look and let me know your thoughts.”
이런 문장은 같은 요청을 더 부드럽고 협력적인 뉘앙스로 전달할 수 있습니다. 또한 ASAP 대신 “at your earliest convenience” 같은 표현이 더 중립적이고 자연스럽습니다.
표현을 정중하게 바꾸는 것만으로도 이메일에 담긴 태도가 달라지고, 상대는 더 편안하게 반응하게 됩니다.
2. “I hope you are doing well.”의 진심 없는 관용구
거의 모든 영어 이메일 서두에 등장하는 문장입니다. 그런데 이 문장이 지나치게 기계적으로 반복되면, 오히려 성의 없게 느껴질 수 있습니다.
물론 완전히 틀린 표현은 아니지만, 상대와의 관계나 대화 주제에 따라 조금만 바꾸면 더 진심이 느껴지는 문장이 될 수 있습니다.
대체 표현:
- “Hope things have been going smoothly on your end.” - “I’ve been meaning to check in — how have things been?”
특히 최근에 함께한 프로젝트가 있었다면, 그 주제를 자연스럽게 꺼내는 것이 훨씬 효과적입니다.
예: “Hope the launch last week went well — I’d love to hear how it was received.”
자주 쓰는 문장이지만, 의도와 상황에 맞게 변형하는 습관이 더 나은 커뮤니케이션을 만듭니다.
3. “Please be informed that…”의 과도한 포멀함
“Please be informed that…”은 공공 기관이나 법률 문서에서 자주 사용하는 표현입니다. 업무 이메일에서도 종종 보이지만, 너무 공식적이고 거리감 있는 인상을 줄 수 있어 일반적인 클라이언트 커뮤니케이션에서는 피하는 것이 좋습니다.
예: - “Please be informed that the delivery has been delayed.” → 이 표현은 사실 전달보다는 통보나 통제의 어감을 줍니다.
대체 표현:
- “Just wanted to let you know that there’s been a delay in delivery.” - “A quick update — delivery will be pushed back slightly.”
이처럼 같은 내용을 더 부드럽게 전달하는 표현을 익혀두면 이메일 전체의 톤이 훨씬 인간적이고 유연해집니다.
특히 스타트업, 크리에이티브 업종에서는 이런 표현 차이가 신뢰에 직접적으로 영향을 줍니다.
4. “I will explain about this in the meeting.”의 어색한 문장 구조
이 문장은 문법적으로도 틀렸고, 표현도 원어민 입장에서는 어색하게 들립니다.
첫 번째 문제는 “explain about”이라는 표현 자체입니다. ‘explain’은 자동적으로 설명 대상이 필요하기 때문에 “about”을 함께 쓰는 것은 불필요하거나 잘못된 구조입니다.
두 번째 문제는 전체 문장이 지나치게 직역체라는 점입니다.
자연스러운 대체 표현:
- “Happy to walk you through this during the meeting.” - “I’ll go over this in more detail when we connect.”
또는 좀 더 유연하게:
- “Let’s cover this in our next discussion.”
이처럼 회화체에 가까운 문장을 사용하면 이메일이 더 대화에 가깝고 부드러운 인상을 줄 수 있습니다. 작은 표현 하나만 바꿔도, 전달력과 신뢰감이 크게 달라집니다.
결론
이메일 영어는 단순히 문법을 맞추는 것이 아니라, 상대방이 어떻게 받아들일지를 고려하는 ‘의사소통의 기술’입니다. 특히 외국인 클라이언트와의 커뮤니케이션에서는 표현 하나하나가 관계 유지와 직결될 수 있기 때문에 ‘의도’와 ‘인상’을 동시에 고려해야 합니다.
이번 글에서 소개한 예시들은 실제 현업에서 자주 반복되는 실수들이며, 작지만 확실한 개선을 통해 이메일의 품질을 높일 수 있습니다.
앞으로 이메일을 보낼 때, 단어 하나, 문장 구조 하나만이라도 의식적으로 선택해보세요. 그 변화는 분명히 상대방의 반응에서 확인될 것입니다.
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