비즈니스 영어에서 자주 쓰는 완곡한 거절 표현 (이메일, 회의, 요청 대응)

비즈니스 환경에서는 무례하지 않게 거절하는 기술이 매우 중요합니다. 단순히 “No”라고 말하는 것이 아닌, 상대의 입장을 존중하면서도 우리의 입장을 분명하게 전달하는 것이 핵심입니다. 특히 영어에서는 직설적인 표현보다 완곡한 거절 표현이 일상적으로 사용됩니다. 이번 글에서는 비즈니스 이메일, 회의, 요청 대응 상황에서 자주 쓰이는 완곡한 거절 표현들을 실제 예시와 함께 정리해드립니다. 감정을 상하게 하지 않으면서도 분명한 메시지를 전달하는 방법을 함께 익혀봅시다. 

 

이메일에서 자주 쓰이는 거절 표현

이메일로 거절 의사를 전달할 때는 가장 중요한 것이 바로 “정서적인 측면”입니다. 직접적인 거절보다 상대의 노력을 인정하고, 그 제안을 고려했다는 인상을 주는 표현이 효과적입니다. 예를 들어 단순히 “We can’t do that.”라고 쓰는 대신 “Thank you for your suggestion. After careful consideration, we won’t be able to proceed at this time.”과 같이 말하면 훨씬 부드럽고 프로페셔널한 느낌을 줍니다.

또한 다음과 같은 표현도 자주 사용됩니다:
- "Unfortunately, we’re unable to accommodate your request."
- "We appreciate the proposal, but it doesn’t align with our current direction."
- "At the moment, we are prioritizing other projects."

이러한 문장들은 거절을 하면서도 상대를 존중하는 느낌을 전달하며, 향후 협업 가능성도 열어두는 전략적 표현입니다. 특히 외국 클라이언트나 파트너와의 커뮤니케이션에서는 이러한 표현들이 신뢰 유지에 결정적인 역할을 합니다. 실제로 제가 영국 파트너사에 일정 변경을 거절할 때 “I completely understand your situation, but unfortunately our timeline is fixed due to internal constraints.”라고 표현했더니 오히려 “Thanks for the thoughtful response.”라는 답변을 받았습니다. 단어 하나의 선택이 협업 관계를 좌우할 수 있었던 케이스였죠. 

 

 

 

회의 중 의견을 부드럽게 거절할 때

회의에서는 빠르게 반응해야 할 때가 많지만, 그렇다고 해서 직접적으로 반대 의견을 내면 분위기가 어색해질 수 있습니다. 이럴 땐 다음과 같은 표현들이 매우 유용합니다:
- "That’s an interesting point, but I see it a bit differently."
- "I understand where you're coming from, but perhaps we could consider another angle."
- "I’m not sure that would work in our current setup."

이런 표현은 단순히 “No”라고 말하는 것이 아니라, 상대방의 의견을 존중하면서도 자신의 생각을 분명히 전달하는 방식입니다.

예전에 내부 전략 회의에서 상무님의 제안에 동의하지 못했던 상황이 있었습니다. 직접 “That won’t work”라고 말했더니 분위기가 살짝 경직되더군요. 그 이후 저는 “I think that’s a valuable idea, though I wonder if it might lead to unexpected workload issues.”라고 표현했고, 그때부터는 회의에서 반대 의견을 낼 때에도 오히려 더 적극적인 대화가 오갔습니다. 회의에서의 거절 표현은 ‘내용’보다 ‘표현 방식’이 더 중요하다는 걸 그때 느꼈습니다. 특히 영어권 문화에서는 직접적인 반대보다 완곡한 전달 방식이 훨씬 효과적이라는 것을요. 

 

 

업무 요청을 거절할 때의 실전 표현

업무 요청을 받을 때, 특히 업무량이 포화상태일 때는 요청을 수락하지 못하는 경우가 생깁니다. 이럴 땐 거절하면서도 관계를 유지하고, 대안을 제시하는 것이 핵심입니다.

- "I’d love to help, but I’m currently at full capacity."
- "I wouldn’t be able to give this the attention it deserves right now."
- "Can we revisit this at a later time?"

이런 문장들은 거절하면서도 “내가 도와주고 싶다는 의사는 있다”는 뉘앙스를 남기기 때문에 상대방에게 훨씬 부드럽게 다가갑니다.

 

  제가 실제로 사용했던 경험 중 하나는, 한 동료가 급한 보고서 수정을 부탁했을 때였습니다. 그 주는 이미 마감 건이 너무 많아 거절해야 했죠. 단순히 “I can’t do that now.”라고 말하지 않고, “I’d really like to help, but I’ve already committed to three deadline-sensitive tasks this week. Would it be okay to review this together next Monday?”라고 말했더니, 동료도 흔쾌히 이해하고 다음 주로 미뤘습니다. 이런 방식은 단기적으로는 거절이지만, 장기적으로는 신뢰를 쌓는 대화법입니다.

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비즈니스 영어에서의 거절은 단순히 “안 된다”고 말하는 기술이 아니라, ‘어떻게’ 말하느냐에 따라 관계를 망치거나 오히려 강화시킬 수 있는 중요한 커뮤니케이션 전략입니다. 이메일, 회의, 요청 대응 각각의 상황에 맞는 표현을 익히고, 자신의 어투에 맞게 조정해 사용한다면 업무 커뮤니케이션에서 훨씬 유연하고 신뢰감 있는 인상을 줄 수 있습니다. 이번에 소개한 표현들을 반복해서 익히고, 실전 상황에 맞게 적용해보세요.

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♣ 회의 중 거절 표현은 상황에 따라 달라질 수 있습니다.
전화 응대 상황에서 필요한 표현이 궁금하시다면 다음  글도 함께 참고해 보세요.

전화 영어 응대 표현 (고객 불만, 인사, 마무리)

 

 

♣ 이메일에서 거절할 때 사과 표현을 함께 쓰면 효과적입니다. 관련 표현은 다음 글 에서 더 자세히 확인하실 수 있습니다.

영문 이메일 사과 표현 정리 (책임, 유감, 공감형)