비즈니스 회의는 직장에서 중요한 소통의 장입니다. 회의에서 우리는 많은 표현을 사용하며, 상황에 맞는 적절한 말을 선택하는 것이 중요하죠. 회의 중 의견 교환, 아이디어 제시, 그리고 때로는 갈등 해결 등을 다루기 때문에 표현 하나하나가 미치는 영향이 큽니다. 이번 글에서는 저의 실무 경험을 바탕으로, 비즈니스 회의에서 자주 쓰이는 표현들을 상황별로 정리해 보았습니다. 여러분도 이 표현들을 익히고 실제 회의에서 활용해 보세요.
1. 회의 시작 시 인사 및 분위기 설정
회의를 시작할 때는 분위기를 조성하고 참석자들이 편안하게 의견을 나눌 수 있도록 돕는 표현들입니다. “Let’s get started”나 “I think we can begin now”는 회의를 시작할 때 일반적으로 쓰일 수 있습니다. 이런 표현들은 회의를 공식적으로 시작하는 신호가 되어주죠. 그 외에도 회의의 목적을 명확히 전달할 때는 “The purpose of today’s meeting is…”과 같은 표현도 있습니다.
회의 초반에 참석자들에게 의견을 유도하거나 질문을 던질 때에는 다음과 표현을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, “I’d like to hear your thoughts on this” 또는 “Can we go around the table and introduce ourselves?”와 같이 말하면 분위기가 더 부드럽고 협력적인 느낌을 줄 수 있습니다. 이때 제가 회의 중 상무님이 회의 분위기를 잡으려고 "Let’s begin by reviewing the agenda"라고 하셨을 때, 그 말 한마디로 회의가 더 조직적이고 흐름이 좋았던 경험이 있습니다.
2. 의견 제시 및 토론 중 표현
회의 중 의견을 제시할 때는 명확하고 설득력 있는 표현이 필요합니다. 자신의 생각을 자연스럽고도 명확하게 전달하는 방법을 배우는 것이 중요하죠. 예를 들어, “I believe that…”이나 “In my opinion…”은 자신이 말하려는 내용이 자신의 의견임을 분명히 하는 표현이고, 미국 원어민들이 흔하게 사용하는 표현입니다. 이런 표현을 사용하면 상대방에게 자신의 입장을 잘 전달할 수 있습니다.
또한, 의견을 제시한 후 상대방의 반응을 유도하려면 “What do you think about this?” 또는 “How do you feel about this approach?”와 같이 질문을 던질 수 있습니다. 제가 한 번은 회의에서 제안한 아이디어가 있었는데, "What do you think about this solution?"이라고 물었더니, 팀원들이 더 적극적으로 의견을 내어주어 좋은 논의가 되었습니다. 회의 중 상대방의 의견을 물어보는 이런 표현을 잘 활용하면 일방적인 의견제시가 아니라, 활발할 의사소통을 유도할 수 있습니다.
3. 의견에 반대할 때 부드러운 표현 사용하기
회의 중 의견 충돌이 있을 수 있는데, 이때는 직접적인 반대보다는 부드럽게 의견을 조율하는 것이 중요합니다. “I see your point, but…”이나 “That’s an interesting perspective, but I think…”와 같은 표현은 상대방의 의견을 존중하면서도 자신의 입장을 표현할 수 있는 좋은 방법입니다.
실제로 한 번은 회의 중 상사의 아이디어에 대해 반대할 상황이 있었는데, “I understand where you’re coming from, but I think we might be overlooking some challenges”라고 말하며 의견을 조율했더니 대화가 좀 더 부드럽게 진행되었습니다. 여러분도 이런 표현을 사용하면 상대방을 배려하면서도 자신의 입장을 효과적으로 전달할 수 있겠죠.
4. 회의 마무리 및 후속 조치
회의가 끝날 무렵에는 모든 참석자들이 주요 내용을 잘 이해했는지 확인하는 단계입니다. 회의 내용을 정리하면서 후속 조치를 안내하는 단계이죠. 이 때는 “To summarize today’s discussion…”이나 “Let’s recap the key points”와 같은 표현을 통해 회의에서 나온 중요한 논의 사항들을 간략히 정리할 수 있습니다.
그리고 회의 후 다음 단계에 대해 언급할 때는 “I’ll follow up with an email summarizing today’s meeting” 또는 “Let’s set a time to discuss this further”와 같은 표현을 사용할 수 있습니다. 제가 실제로 한 번 회의 후 "I’ll send the minutes and follow up on the action items"라고 말하며 회의를 마무리한 적이 있습니다. 이런 표현을 사용하면 회의가 체계적으로 마무리되고, 참석자들이 무엇을 해야 할지 명확히 알 수 있습니다.
비즈니스 회의에서 사용하는 표현은 단순한 언어의 조합이 아닙니다. 그 표현을 어떻게 사용하느냐에 따라 회의의 흐름이 달라지고, 팀 내 협력도 강화될 수 있으며, 팀의 분위기가 달라질 수 있겠죠. 위에서 소개한 표현들을 상황에 맞게 익히고 사용한다면, 회의 중에 자연스럽고 자신감 있게 의견을 나눌 수 있을 것입니다. 이 표현들을 사용하여 여러분의 회의 분위기 또한, 상대방과의 커뮤니케이션이 원활하게 이루어져 더 좋은 결과를 얻을 수 있기를 바랍니다.